Toewerken naar de inzet van een eDepot
Als u uw informatiehuishouding op orde heeft wilt u er natuurlijk ook van verzekerd zijn dat uw informatie en archieven duurzaam en toegankelijk opgeslagen wordt. In dat geval is de inzet van een e-Depot – een duurzaam digitaal depot – een prima oplossing. Het opzetten van of aansluiten op een e-Depot vereist een zorgvuldige aanpak.
Opstellen van beleid
De weg naar digitale duurzaamheid start met het vaststellen van beleid binnen uw organisatie. Met een aantal sleutelspelers kunt u digitale duurzaamheid opnemen in uw informatiebeleidsplan. Hierbij moet o.a. rekening worden gehouden met wet- en regelgeving, uw visie, waar staat u nu op het gebied van digitalisering en duurzaamheid?, hoe ziet uw ICT architectuur eruit, met welke risico's moet rekening gehouden worden, welke migratie, conversie, emulatie strategie gaat u kiezen (of een combinatie), Welke bestandsformaten gaat u hanteren nu en in de toekomst?
Vervanging regelen
Door een traject rondom vervanging te starten zorgt u ervoor dat u binnen de geldende wet- en regelgeving volledig digitaal kunt gaan werken. Organisatorische en technische maatregelen zorgen ervoor dat de bewijskracht van analoge informatie en documentatie volledig overgaat naar digitaal. U bent er dan altijd zeker van dat uw informatie authentiek, integer, betrouwbaar en toegankelijk is.
Opstellen van een preservatieplan
Als u digitale duurzaamheid in uw informatie beleidsplan heeft verankerd is het zaak om een preservatieplan op te stellen. Het preservatieplan omvat alle benodigde organisatorische en technische maatregelen die erop gericht zijn om uw informatie toekomstbestendig te maken. Het preservatieplan bevat tevens een actieplan, waarbij voor alle benodigde maatregelen is vastgelegd wie ervoor verantwoordelijk is, wat er moet gebeuren en wanneer dit moet gebeuren.