Digitaal Duurzaam diensten
Al onze diensten zijn erop gericht om uw organisatie digitaal duurzamer te maken.
Of het nu gaat om het digitaliseren van brieven, besluiten, rapporten of juist het anonimiseren, pseudonimiseren, waarmerken, opzetten van een eDepot, het inrichten van zoek en vind technologie en het publiceren van informatie intern en extern (WOO).
Wij staan voor u klaar!
Onze diensten zijn los maar ook als pakket af te nemen
Nulmeting
Vervanging
Preservatieplan
eDepots
Volledig over van papier naar digitaal begint
bij een "Nulmeting"
Eerst een nulmeting, van daar uit opstarten
Aangezien elke organisatie zich op een ander niveau van digitalisering bevindt en ook haar eigen ambities heeft, is het van belang goed in kaart te brengen welke aspecten inmiddels goed zijn ingeregeld en welke ontwikkelingen nog zullen moeten plaats vinden.
Vanuit de eSpecialisten brengen wij aan de hand van korte interventies efficiënt in kaart welke elementen in het kader van vervanging aandacht behoeven en welke inspanning dat met zich mee brengt.
Zo krijgt u een concreet en op maat gesneden plan van aanpak waarin uitgewerkt staat welke activiteiten zullen moeten worden uitgevoerd om uw organisatie substitutie-waardig te krijgen. Zo voldoet u uiteindelijk niet alleen aan de Archiefwet, maar bent u tevens geëquipeerd om uw burgers en bedrijven digitaal te kunnen ondersteunen.
Stappenplan invoering 'vervanging'
De eerste stap die we samen met u nemen is zoals vermeld het uitvoeren van een nulmeting. De nulmeting wordt langs de volgende dimensies opgezet.
- Wettelijke kaders (o.a. Archiefwet, NEN-ISO normeringen, afstemming archiefinspectie)
- Governance (Archivistisch jaarverslag, beheersregelingen, mandateringen, enzovoorts)
- Beleid, organisatie (Informatiebeleid, huisvesting, communicatie, opleidingsniveau, enzovoorts.)
- Werkprocessen (Processen rondom digitalisering, archivering, vernietiging, enzovoorts)
- Onderhoud/beheer (Functioneel, technisch, applicatie, archivistisch beheer en methoden)
- ICT & Infrastructuur (Applicatielandschap, architectuur, hardware, informatiebeveiliging)
- Metadata (Scan- en archivistische metadata, documenttypelijst, TMLO)
- Conversie en preservatie (Digitale duurzaamheid, preservatieplanning)
Bij de start van de nulmeting wordt de “scope” bepaald: over welke te vervangen archief-bescheiden hebben we het in het project vervanging? De nulmeting levert een rapport op waarin we de huidige situatie beschrijven ten aanzien van vevanging om vervolgens de stappen te beschrijven om de hiaten weg te nemen en te komen tot de gewenste situatie. Na de nulmeting vinden de volgende faseringen plaats om te komen tot een handboek vervanging en de implementatie van de maatregelen, langs dezelfde dimensies die ook in de nulmeting zijn gehanteerd.
Digitale betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid zijn cruciaal.
We begeleiden bij het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt.
Digitale informatie is echter vluchtig en eenvoudig te wijzigen (manipuleren) zonder dat de ontvanger hiervan op de hoogte is.
Het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt, noemen we ‘vervanging’.
Vervanging als vertrekpunt voor digitaal werken
Een goed digitaal archiefbeheer maakt onderdeel uit van het op orde hebben van de informatiehuishouding. De weg ernaartoe vraagt om een gedegen aanpak, waarbij de gehele organisatie meegenomen wordt. Verschillende ontwikkelingen als de Digitale Agenda 2020, de Omgevingswet, Common Ground, zaakgericht werken, geven aan dat zowel burgers als bedrijven op korte termijn zaken met de overheid volledig digitaal willen kunnen afhandelen. Dit betekent een forse wijziging ten aanzien van de informatiehuishouding en de daaraan gerelateerde processen.
Professionele begeleiding
Om vervanging te kunnen realiseren is het van belang dat verschillende organisatieonderdelen worden betrokken, inclusief het college B&W die uiteindelijk de toestemming dient te verlenen.
Dit proces vergt kennis en kunde van de materie. Hoe pak je een substitutieproject aan binnen de kaders van de Archiefwet en het Archiefbesluit?
Wij hebben ruime ervaring en begeleiden u graag bij dit proces!
Het eDepot
De informatiehuishouding van gemeentelijke organisaties wordt in toenemende mate digitaal. Een goede toegankelijkheid en borgen van de samenhang van deze digitale informatie op langere termijn is niet vanzelfsprekend.
Gemeenten en archiefinstellingen dienen er dan ook voor te zorgen dat digitaal gevormde archiefbescheiden duurzaam raadpleegbaar zijn én blijven. Dit wordt gefaciliteerd door een elektronisch depot, het zogeheten E-depot.
Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie
Een E-depot bestaat uit hardware, software, en vooral: uit een aantal belangrijke afspraken en procedures, die nauwe afstemming vereisen tussen gemeentelijke organisatie (archiefvormer) en archiefinstelling (archiefbeheerder). Een definitie die we als eSpecialisten hanteren voor een E-depot is:
“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”
Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie. Door middel van een E-depot wordt ook actieve openbaarheid van overheidsinformatie bevorderd, aangezien informatie sneller toegankelijk kan worden gemaakt voor burgers. Dit bevordert niet alleen transparantie en democratie, maar heeft ook praktische voordelen: gemeenten kunnen burgers met vragen eenvoudig doorverwijzen naar de website van de archiefbeheerder. Ook kan een versnelde overdracht van archiefbescheiden naar een E-depot de gemeentelijke organisatie een aantal taken uit handen nemen op het gebied van digitaal werken. Na overbrenging hoeft de gemeentelijke organisatie zich immers niet meer bezig te houden met migraties of conversies. Daarnaast kan een E-depot bepaalde functionaliteiten van gemeentelijke applicaties vervangen, en zo geheel of gedeeltelijk in de plaats komen van een gemeentelijke Record Management Applicatie.
eSpecialisten en E-depot's
eSpecialisten begeleid overheidsinstellingen bij de opzet van een eigen E-depot, of het opzetten van procedures om aansluiting en overbrenging naar een archiefbeheerder mogelijk te maken.
Rapport e-Depot monitor
VNG marktverkenning eDepots 2020
VNG Realisatie heeft afgelopen maanden een marktverkenning uitgevoerd naar e-Depotoplossingen. De marktverkenning heeft plaatsgevonden op verzoek van gemeenten die betrokken zijn bij de proeftuin Preserveren van het project Duurzaam Toegankelijk Op Orde (DTOO).
De koplopergemeenten die in de projectgroep Preserveren deelnemen hebben gezamenlijk een achttal use-cases gedefinieerd die in hun optiek de noodzakelijke functionaliteiten dekken van een e-Depot en die goed inzage geven in de beschikbare functionaliteiten van de huidige e-Depots. Uses-cases zijn beschrijvingen van functies vanuit gebruikersperspectief. Daarnaast hebben zij een aantal vragen geformuleerd om de context te kunnen duiden. Kees Groeneveld heeft vanuit eSpecialisten het traject als projectleider begeleid.
Het rapport is te downloaden op deze pagina van VNG Realisatie.
Als u ondersteuning wilt in een eigen marktverkenning voor eDepots of een aanbesteding wilt gaan starten, neem dan contact met ons op. Wij adviseren en begeleiden u graag!